Qui peut ouvrir un compte ?
Tout collaborateur ou collaboratrice des HUG faisant partie d’un département, service, unité, laboratoire, groupe de recherche ou projet capable de :
- Proposer un contenu éditorial de qualité spécifique;
- Garantir une fréquence de publication ;
- Avoir une validation de la ligne éditoriale par votre hiérarchie et par le Service de communication digitale.
Rôles et responsabilités
Les collaborateurs et collaboratrices qui communiquent sur les médias sociaux acceptent tacitement les règles de conduite édictées dans ce document.
- Les animateurs et animatrices de communauté (community manager)
Ce sont les producteurs et productrices des contenus mis en ligne sur les médias sociaux. Ils ou elles gèrent la ou les pages de leur unité, et assurent à ce titre la modération. Les community manager représentent le point de contact entre leur unité et le Service de communication digitale. - Les administrateurs et administratrices des comptes
Le Service de communication et l’unité concernée sont conjointement administrateurs des comptes:- au niveau du service, l’administrateur ou l'administratrice garantit la qualité du contenu mis en ligne.
- au niveau du Service de la communication digitale, l’administrateur ou l'administratrice garantit un support éditorial et technique.
Les administrateurs et administratrices offrent un support à l’animateur ou l'animatrice de communauté pour assurer la modération sur un sujet polémique en cas de crises.
Votre présence en 10 points
1. Pertinence & Stratégie
Avant de créer une présence sur les réseaux sociaux tentez de répondre aux questions suivantes :
- Quel est le but de cette présence ?
- Quelles informations va-t-on diffuser ?
- A quel public s’adresse-t-elle ?
- Quel outil utilise-t-on ?
- Quelle intégration avec les autres moyens de communication ?
- Quelles sont les ressources ?
- Qui va en être responsable ?
- Comment mesurer le succès de ma présence ?
Si vous n’y arrivez pas c’est que vous n’êtes pas encore prêts…N’hésitez pas à demander conseil à votre Service de communication digitale.
Informez-vous sur les autres présences officielles d’unités des HUG sur les médias sociaux.
2. Supervision & coordination
Créer un blog, une page Facebook, un compte twitter, un profil officiel ou encore un compte sur n’importe quelle autre plateforme de médias sociaux au nom des HUG implique que vous êtes autorisé à le faire par votre hiérarchie et le Service de communication digitale. Cette autorisation est nécessaire pour assurer une coordination efficace autour de la présence et l’engagement des HUG sur les médias sociaux.
3. Formation
Vous devez préalablement vous former à l’utilisation des médias sociaux dans le domaine de la santé. Cette formation vous est proposée par le Centre des formations des HUG ou ailleurs.
4. Identité visuelle & Dénomination
Le nom des comptes, pages et profils est validé par votre hiérarchie et le Service de communication digitale. Les éléments visuels doivent être conformes à la charte graphique des HUG. Utilisez les logos officiels disponibles sur intranet. Indiquez de manière claire qu’il s’agit d’une présence officielle et choisissez une dénomination pertinente.
5. Contenu & ton
Définissez un style. Trouvez un ton cohérent et pertinent en fonction de vos publics-cibles et surtout conservez-le dans la durée. Par exemple : familier ou formel ? Publiez des contenus variés et de qualité.
6. Expérimentation
Testez le profil ou la page pendant quelques temps, de manière privée ou sans faire de publicité. Ne l’ouvrez pas publiquement si elle est encore en chantier.
7. Planification & Fréquence de publication
Dans un premier temps, préparez-le contenu à l’avance, avec un calendrier. Maintenez en tout temps une présence vivante. Faites-vous remplacer en cas d’absences. Le Service de communication digitale se réserve le droit de fermer un compte provisoirement ou définitivement en cas d’inactivité prolongée.
8. Réseau
Une fois que votre présence est publique, connectez-vous avec les autres unités des HUG présents sur le même réseau. Partager leurs informations lorsque c’est possible et pertinent. Faites-en de même avec des institutions sœurs ou partenaires.
9. Participation
Répondez aux questions et commentaires. N’oubliez pas que vous représentez l’institution. En cas de polémique, répondez calmement et sans empressement. Acceptez la critique fondée. Des critiques trop virulentes se retourneront contre leur auteur. La communauté s’autorégule le plus souvent.
10. Veille et mesure
Surveillez régulièrement votre réputation au delà de votre compte et de vos pages. Il vous sera ainsi possible d’anticiper certaines crises. Consultez les statistiques d’utilisation de vos pages. Celles-ci vous permettent de mesurer l’impact des réseaux sociaux auprès de vos publics-cibles. Prévoyez d’adapter votre stratégie en fonction des succès et des échecs. Le Service de communication digitale se tient à votre disposition pour vous aider sur ce point.
Facebook
Twitter
Youtube
Instagram
TikTok
Chaîne WhatsApp
Threads