Ouverture d’un compte médias sociaux

Qui peut ouvrir un compte ?

Tout collaborateur des HUG faisant partie d’un département, service, unité, laboratoire, groupe de recherche ou projet capable de :

  • Proposer un contenu éditorial de qualité spécifique;
  • Garantir une fréquence de publication ;
  • Avoir une validation de la ligne éditoriale par votre hiérarchie et par le Service de communication digitale.

 

Rôles et responsabilités

Les collaborateurs qui communiquent sur les me´dias sociaux acceptent tacitement les règles de conduite édictées dans ce document.

  • Les animateurs de communauté (community manager)
    Ce sont les producteurs des contenus mis en ligne sur les me´dias sociaux. Ils gèrent la ou les pages de leur unité, et assurent a` ce titre la modération. Ils représentent le point de contact entre leur unité et le Service de communication digitale.
  • Les administrateurs des comptes
    Le Service de communication et l’unité concernée sont conjointement administrateurs des comptes:
    • au niveau du service, l’administrateur garantit la qualité´ du contenu mis en ligne
    • au niveau du service de communication, l’administrateur garantit un support éditorial et technique.

Les administrateurs offrent un support à l’animateur de communauté pour assurer la modération sur un sujet polémique en cas de crises.

 

Votre présence en 10 points

1. Pertinence & Stratégie

Avant de créer une présence sur les réseaux sociaux tentez de répondre aux questions suivantes :

  • Quel est le but de cette présence ?
  • Quelles informations va-t-on diffuser ? 
  • A quel public s’adresse-t-elle ? 
  • Quel outil utilise-t-on ? 
  • Quelle intégration avec les autres moyens de communication ? 
  • Quelles sont les ressources ? 
  • Qui va en être responsable ?
  • Comment mesurer le succès de ma présence ?

Si vous n’y arrivez pas c’est que vous n’êtes pas encore prêts…N’hésitez pas à demander conseil à votre Service de communication digitale.
Informez-vous sur les autres présences officielles d’unités des HUG sur les médias sociaux.

2. Supervision & coordination

Créer un blog, une page Facebook, un compte twitter, un profil officiel ou encore un compte sur n’importe quelle autre plateforme de médias sociaux au nom des HUG implique que vous êtes autorisé à le faire par votre hiérarchie et le Service de communication digitale. Cette autorisation est nécessaire pour assurer une coordination efficace autour de la présence et l’engagement des HUG sur les médias sociaux.

3. Formation

Vous devez préalablement vous former à l’utilisation des médias sociaux dans le domaine de la santé. Cette formation vous est proposée par le Centre des formations des HUG ou ailleurs.

4. Identité visuelle & Dénomination

Le nom des comptes, pages et profils est valide´ par votre hiérarchie et le Service de communication digitale. Les éléments visuels doivent être conformes a` la charte graphique des HUG. Utilisez les logos officiels disponibles sur intranet. Indiquez de manière claire qu’il s’agit d’une présence officielle et choisissez une dénomination pertinente.

5. Contenu & ton

Définissez un style. Trouvez un ton cohérent et pertinent en fonction de vos publics-cibles et surtout conservez-le dans la durée. Par exemple : familier ou formel ? Publiez des contenus variés et de qualité.

6. Expérimentation

Testez le profil ou la page pendant quelques temps, de manière privée ou sans faire de publicité. Ne l’ouvrez pas publiquement si elle est encore en chantier.

7. Planification & Fréquence de publication

Dans un premier temps, préparez-le contenu à l’avance, avec un calendrier. Maintenez en tout temps une présence vivante. Faites-vous remplacer en cas d’absences. Le Service de communication digitale se réserve le droit de fermer un compte provisoirement ou définitivement en cas d’inactivité prolongée.

8. Réseau

Une fois que votre présence est publique, connectez-vous avec les autres unités des HUG présents sur le même réseau. Partager leurs informations lorsque c’est possible et pertinent. Faites-en de même avec des institutions sœurs ou partenaires.

9. Participation

Répondez aux questions et commentaires. N’oubliez pas que vous représentez l’institution. En cas de polémique, répondez calmement et sans empressement. Acceptez la critique fondée. Des critiques trop virulentes se retourneront contre leur auteur. La communauté s’autorégule le plus souvent.

10. Veille et mesure

Surveillez régulièrement votre réputation au delà de votre compte et de vos pages. Il vous sera ainsi possible d’anticiper certaines crises. Consultez les statistiques d’utilisation de vos pages. Celles-ci vous permettent de mesurer l’impact des réseaux sociaux auprès de vos publics-cibles. Prévoyez d’adapter votre stratégie en fonction des succès et des échecs. Le Service de communication digitale se tient à votre disposition pour vous aider sur ce point.